PODSTAWOWE INFORMACJE DOTYCZĄCE ORGANIZACJI I WARUNKÓW UCZESTNICTWIA W AKCJI WAKACYJNEJ CARITAS W 2007 R.
OŚRODKI.
W 2006 roku Caritas Diecezjalna organizuje kolonie w trzech ośrodkach:
Długiem (jak w ubiegłych latach);
Międzyzdrojach (morze, zeszłoroczny ośrodek);
Novym Mescie (góry Czechy, nowy ośrodek)
Rozpoczęliśmy rezerwację miejsc na turnusach kolonijnych w tych miejscowościach.
O ewentualnych innych ośrodkach i możliwościach wyjazdu, jeśli się pojawią będziemy informować.
ILOŚĆ MIEJSC W POSZCZEGÓLNYCH OŚRODKACH:
Nove Mestoo 60 miejsc/turnus + kadra (tylko I turnus 120 miejsc)
Międzyzdroje 96 miejsc/turnus + kadra
Długie 80 miejsc/turnus + kadra
CENY i DOTACJE
Jak dotychczas, PZC będą korzystały z dotacji Caritas Diecezjalnej.
Dotacja ta będzie odliczana od podanych cen kolonii.
Wysokość dotacji zależy od wielu czynników, min. od liczby PZC biorących udział w Akcji Wakacyjnej Caritas.
W zeszłym roku był to upust na cenie rzędu około 90 zł.
W takim przypadku ceny poszczególnych turnusów, jakie musiałyby zapłacić PZC, kształtowały by się jak następuje:
Ośrodek Cena całkowita turnusu Cena dla PZC po odliczeniu dotacji Caritas Diecezjalnej
Nove Mesto 710 zł ok. 620 zł
Międzyzdroje 753 zł ok. 663 zł
Długie 668 zł ok. 578 zł
Inne dotacje
Ewentualne dofinansowania zdobyte przez Caritas z innych źródeł na dofinansowanie wakacji, będą odliczone notą korygującą, od wysokości drugiej wpłaty wyrównującej przedpłatę.
Przypominamy, że znaczący procent środków na organizację wakacji, PZC może uzyskać z konkursów ogłaszanych na terenie własnej gminy przez samorządy (gminy, OPS, Komisje alkoholowe).
Prosimy zorientować się, kiedy Wasz samorząd ogłosi konkurs na organizację wypoczynku letniego dzieci i młodzieży.
W razie potrzeby służymy wzorami wniosków, które możemy przesłać do PZC, tak, że PZC pozostanie tylko dopasować treść wniosku do własnych danych.
Informacje o konkursach powinny być dostępne na stronach internetowych samorządu, na tablicy ogłoszeń w budynkach samorządowych oraz powinny być ogłoszone w lokalnej gazecie.
REZERWACJA MIEJSC
Rozpoczęliśmy już rezerwację miejsc na poszczególnych turnusach.
WARUNKI REZERWACJI
1. Rezerwacji miejsc korzystających ze zniżek dla PZC dokonuje tylko PZC
Procedura rezerwacji miejsc:
- Telefoniczna informacja na temat dostępności miejsc - informacji udziela p. Zofia Słowik oraz p. Mateusz Szymański pod numerami telefonicznymi Caritas Diecezjalnej. Bieżący wykaz wolnych miejsc dostępny będzie także wzorem poprzednich lat na naszej stronie. Możliwe jest także udzielanie informacji mailowo – pytania proszę kierować na adres mszymanski@caritas.pl.
- Rezerwacja miejsc – rejestrowana będzie po wpłynięciu do caritas Diecezjalnej formularza pisemnego zgłoszenia (Formularz zgłoszenia: Międzyzdroje, Nove Mesto). Wstępnej rezerwacji można dokonać wysyłając zgłoszenie mailem na adres mszymanski@caritas.pl – rezerwacja taka musi być potwierdzona pisemnym dokumentem z wymaganymi podpisami.
Pierwszeństwo w rezerwacji miejsc
Wzorem zeszłego roku:
PZC, które zgłoszą rezerwację całego turnusu, mają do 16 marca pierwszeństwo w zajmowaniu miejsc w ośrodkach, mają także prawo obsadzić turnus własną kadrą kolonijną.
UWAGA! W dniu 16 marca stan zgłoszeń całych turnusów ulega zamrożeniu i nie będzie możliwości wycofania zarezerwowanych miejsc.
Pozostałe PZC, które zgłoszą grupową rezerwację części miejsc na poszczególnych turnusach, będą miały pierwszeństwo rezerwacji przed zgłoszeniami indywidualnymi do dnia 30 kwietnia.
Od dnia 30 kwietnia rezerwacje miejsc wszystkich PZC zostają zamrożone.
W przypadku, gdyby miejsca, o których zarezerwowanie wystąpił PZC, w trakcie korespondencji zostały zajęte, ewentualna rezerwacja miejsc w innych terminach możliwa będzie telefonicznie.
2 Listy imienne uczestkiów
Od dnia 1 maja 2007 prosimy o nadsyłanie list imiennych dzieci wysyłanych przez PZC na kolonie.
Zapisów imiennych dokonywać można tylko pisemnie. Najwygodniejszą dla Caritas Diecezjalnej formą zgłoszeń, byłyby listy sporządzone w excelu przesłane drogą maiową na adres: mszymanski@caritas.pl, zslowik@caritas.pl. Jeśli sposób ten będziekłopotliwy dla PZC, prosimy o przesłanie listy pocztą tradycyjną.
Zapisów proszę dokonywać na formularzach dostępnych na stronie Caritas (www.zielonagora.caritas.pl) , lub w biurze Caritas.
W przypadku przesyłania list imiennych dzieci jadących na różne turnusy, bardzo proszę o wpisywanie ich w osobnych tabelach z właściwym nagłówkiem.
3 Noty Obciążające - przedpłaty
Dnia 1 czerwca zostaną rozesłane do PZC noty obciążające kosztami zamówionych miejsc.
We wskazanym w nocie terminie PZC będzie zobowiązany do przelania na konto Caritas Diecezjalnej minimum 50% kwoty obciążenia jako przedpłaty.
4 Ostatecznie potwierdzenia zapisu uczestników na kolonie
Po stwierdzeniu wpłynięcia przedpłaty na konto Caritas Diecezjalnej, do PZC zostaną wysłane:
ostateczne potwierdzenie zapisania uczestników,
karty kolonijne
oraz informacje dla rodziców zawierające kompletne dane dotyczące wyjazdów kolonijnych.
5 Karty Kolonijne
Najpóźniej 21 dni przed dniem rozpoczęcia kolonii, PZC jest zobowiązany przesłać do Caritas Diecezjalnej wypełnione karty kolonijne. Wzór karty dostępny będzie także na stronie, oraz w biurze Caritas Diecezjalnej.
Uwaga!
Wyciągając wnioski z dotychczasowych akcji kolonijnych, obowiązywać będzie zmieniony w 2006 r. formularz Karty Kwalifikacyjnej Uczestnika Kolonii (karty kolonijnej). Ponieważ wprowadzone zmiany będą min. dawać podstawę do wydawanie dziecka rodzicom podczas kolonii, proszę o wypełnianie formularzy tylko wg naszego wzoru.
6 Wpłata
Najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem kolonii, PZC jest zobowiązany przelać pozostałą część kwoty obciążenia za kolonie na konto Caritas Diecezjalnej.
Uwaga!
Ponieważ w 2006 wpłaty poszczególnych rodziców, często bez podania tytułu przelewu wprowadziły dużo zamieszania, bardzo prosimy, aby indywidualni rodzice wpłacali należność za kolonie wyłącznie na konto PZC a nie Caritas Diecezjalnej.
W przypadku wątpliwości prosimy o kontakt z Ks. Andrzejem Kołodziejczykiem tel. 0 508 180 472 lub za pomocą poczty e-mail: akolodziejczyk@caritas.pl
Zapisy na kolonie
